Auftrag Trauringe

Die digitale Auftragsverwaltung für Juweliere - von der Beratung über die Anzahlung bis zur finalen Restzahlung

Vorteile auf einen Blick

Mehr Übersicht bei Trauringen und Sonderbestellungen

Mit PrismaNote behalten Sie auch bei komplexeren Aufträgen den Überblick. Produktinformationen, Spezifikationen, PDF-Konfigurationen, Preise, Rabatte, Anzahlungen und Zahlungen werden zentral im Auftrag gespeichert.

So arbeitet Ihr Team strukturierter, Kundeninformationen gehen nicht verloren und der gesamte Ablauf vom Verkaufsgespräch bis zur Abholung bleibt nachvollziehbar.

Vorteile auf einen Blick

• kurze Produktbeschreibung direkt im Auftrag erfassen
• PDF-Dateien und Trauring-Konfigurationen hochladen
• Spezifikationen wie Legierung, Ringgröße oder Schmucktyp hinterlegen
• Listenpreis und rabattierten Preis sauber dokumentieren
• Anzahlungen direkt im Auftrag erfassen
• verschiedene Zahlwege nutzen
• Rechnung oder Anzahlungsrechnung sofort drucken oder versenden
• bessere Übersicht für Verkauf, Bearbeitung und Kundenkommunikation.



PrismaNote unterstützt Juweliere und Goldschmiede dabei, Aufträge professionell zu erfassen, Preise transparent darzustellen und individuelle Kundenwünsche sicher zu dokumentieren.

Nach der Artikelerfassung kann der Lieferant und die Marke dem Auftrag zugeordnet werden. Das ist besonders hilfreich, wenn Trauringe oder Schmuckstücke bei einem bestimmten Hersteller konfiguriert oder bestellt wurden.

In der Artikelmaske lassen sich anschließend alle wichtigen Informationen ergänzen:

• Artikelname oder Auftragsbezeichnung
• Lieferant und optional Marke
• Taschennummer, Auftragsnummer oder Bestellnummer
• Beschreibung, Material, Legierung und Kundenwünsche
• Spezifikationen zur genauen Auftragserfassung
• geplanter Fertigstellungstermin
• Dateien wie PDF-Konfigurationen, Bilder oder Bestellunterlagen
• Verkaufspreis, Rabatt und Gesamtbetrag

So entsteht eine vollständige digitale Auftragsakte, die jederzeit aufgerufen und weiterbearbeitet werden kann.

Rabatte und Spezifikationen im Auftrag erfassen

Trauringe, Sonderbestellungen und Kundenwünsche sauber dokumentieren

Mit PrismaNote erfassen Sie alle wichtigen Auftragsdetails direkt im Verkaufsprozess. Ob Trauringe, Sonderanfertigungen oder individuelle Kundenbestellungen – Produktinformationen, Dateien, Spezifikationen, Preise, Rabatte und Anzahlungen werden zentral im Auftrag gespeichert.

Nach dem Öffnen eines Auftrags können kurze Informationen zum Produkt direkt im Feld Beschreibung eingetragen werden. Ergänzende Unterlagen, wie zum Beispiel eine PDF-Datei der Trauring-Konfiguration, lassen sich bequem über „Hochladen“ hinzufügen.

Für detaillierte Angaben nutzen Sie die Funktion „Spezifikationen hinzufügen“. Dort können Eigenschaften wie Legierung, Schmucktyp, Ringgröße, Breite, Oberfläche, Gravur oder besondere Kundenwünsche übersichtlich hinterlegt werden.

Auch Preisvereinbarungen lassen sich einfach abbilden: Der Listenpreis wird im Feld Gesamtpreis erfasst. Über den Button „Rabatt“ kann anschließend ein neuer rabattierter Preis eingetragen werden. So bleiben ursprünglicher Preis, Rabatt und Endpreis transparent nachvollziehbar.

Soll der Kunde eine Anzahlung leisten, aktivieren Sie die entsprechende Zahlungseinstellung und erfassen den gewünschten Anzahlungsbetrag. Danach wählen Sie die passenden Zahlwege aus und schließen den Vorgang ab. Die Rechnung oder Anzahlungsrechnung kann direkt gedruckt oder per E-Mail versendet werden.

Anzahlungen einfach kassieren

Bei vielen Trauringaufträgen oder Sonderbestellungen wird eine Anzahlung vereinbart. PrismaNote unterstützt diesen Ablauf direkt im Auftrag.

Wenn eine Anzahlung erfasst werden soll, kann der entsprechende Betrag direkt eingegeben und anschließend über verschiedene Zahlungsarten kassiert werden. Auch gemischte Zahlungen sind möglich, zum Beispiel ein Teilbetrag per Bankzahlung und ein weiterer Betrag in bar oder per Karte.

Nach Abschluss der Zahlung kann PrismaNote automatisch die passenden Belege bereitstellen. Dazu gehören zum Beispiel Zahlungsnachweis, Anzahlungsrechnung, Ausdruck oder E-Mail-Versand an den Kunden. Auf der Anzahlungsrechnung werden der Artikel, der vereinbarte Gesamtpreis, ein möglicher Rabatt und die bereits geleistete Anzahlung übersichtlich dargestellt.

Aufträge im Modul Anfertigung weiterbearbeiten

Nach der Erfassung an der Kasse kann der Auftrag im Modul „Anfertigungen“ weiterbearbeitet werden. Dieses Modul ist ideal für Trauringe, Sonderbestellungen, individuelle Kundenanfertigungen, Reparaturen und andere Vorgänge, die mehrere Bearbeitungsschritte benötigen.

In der Auftragsübersicht sehen Sie alle offenen und abgeschlossenen Aufträge auf einen Blick. Jeder Auftrag erhält eine eigene Vorgangsnummer und kann über Kunde, Status, Erstellungsdatum, Auftragsart oder Transaktionsnummer wiedergefunden werden.

Das Modul zeigt unter anderem:

• welcher Kunde den Auftrag erteilt hat
• welcher Artikel bestellt oder angefertigt werden soll
• welcher Lieferant hinterlegt wurde
• welche Beschreibung, Spezifikationen und Dateien vorhanden sind
• welcher Preis vereinbart wurde
• ob bereits eine Anzahlung geleistet wurde
• welcher Betrag noch offen ist
• bis wann die Fertigstellung geplant ist
• welchen aktuellen Bearbeitungsstatus der Auftrag hat

Damit wird aus einem einfachen Kassiervorgang ein klar strukturierter Auftrag, der über den gesamten Bearbeitungsprozess hinweg nachvollziehbar bleibt.

Kunden automatisch über den Status informieren

In PrismaNote kann der aktuelle Bearbeitungsstatus eines Auftrags gepflegt werden. So sehen Mitarbeiter sofort, ob ein Auftrag neu angelegt, bestellt, in Bearbeitung, fertiggestellt oder abholbereit ist.

Zusätzlich können Kunden direkt aus dem Auftrag heraus per E-Mail informiert werden. Das spart Zeit und sorgt für eine professionelle Kommunikation. Besonders praktisch ist dies, wenn ein Auftrag abgeholt werden kann oder noch eine Restzahlung offen ist.

Zusätzliche Artikel und Leistungen hinzufügen

Nicht jeder Auftrag bleibt während der Bearbeitung unverändert. Häufig kommen später weitere Leistungen oder Artikel hinzu – zum Beispiel eine Gravur, ein Diamant, ein zusätzliches Schmuckstück oder eine Serviceleistung.

Mit PrismaNote können solche Ergänzungen direkt dem bestehenden Auftrag zugeordnet werden. Über die Funktion „Zusätzliche Elemente hinzufügen“ wechselt das System automatisch zurück in die Kassenoberfläche. Der neue Artikel wird erfasst und bleibt mit dem ursprünglichen Auftrag verbunden.

Dadurch müssen keine separaten, unverbundenen Vorgänge erstellt werden. Alle Positionen, Zahlungen und Änderungen bleiben sauber in einem Auftrag zusammengeführt.

Restzahlungen sicher kassieren

In der Auftragsübersicht zeigt PrismaNote jederzeit die aktuelle Zahlungssituation. Sie sehen den Gesamtpreis, gewährte Rabatte, bereits bezahlte Beträge und die noch offene Restzahlung.

Wenn der Kunde die Ware abholt oder der Auftrag abgeschlossen wird, kann die Restzahlung direkt aus dem Auftrag heraus kassiert werden. PrismaNote übernimmt den offenen Betrag automatisch in die Kasse. Die Zahlung kann anschließend über den gewünschten Zahlungsweg abgeschlossen werden – zum Beispiel bar, per EC-Karte, Bankzahlung, Webshop oder Karte.

Zusätzlich befindet sich auf jedem Auftrag ein Barcode. Wird dieser an der Kasse gescannt, öffnet PrismaNote automatisch die passende Kassenoberfläche und zeigt die offene Restzahlung an. Das erleichtert den Ablauf im Tagesgeschäft und reduziert Fehler bei der Zuordnung.