Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

PrismaNote – Inhaber Theus van Ekeren
Freiherr-vom-Stein-Straße 32
47475 Kamp-Lintfort
Deutschland

Telefon: 02842-4743008
 E-Mail: deutschland @ prismanote.com

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer gemäß § 27a Umsatzsteuergesetz: DE364163656

Inhaltlich Verantwortlicher gemäß § 55 Abs. 2 RStV:
Theus van Ekeren (Anschrift wie oben)


1. Allgemeines, Geltungsbereich

(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für alle Geschäftsbeziehungen zwischen Prismanote (Inh. Teus van Ekeren) und ihren Kunden.
(2) Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Bedingungen des Kunden werden nur dann Vertragsbestandteil, wenn Prismanote ihrer Geltung in Textform (z. B. E-Mail) ausdrücklich zugestimmt hat.
(3) Diese AGB gelten ausschließlich für Unternehmer im Sinne von § 14 BGB, es sei denn, es ist ausdrücklich etwas anderes vereinbart.


2. Vertragsgegenstand

2.1 Produkte und Leistungen

(1) Gegenstand dieser AGB sind alle von Prismanote erbrachten Dienstleistungen (z. B. Schulungen, Programmierleistungen, Hosting, Cloud-Dienste) sowie die Vermietung oder der Verkauf von Hard- und Cloud Software.

(2) Bei Nutzung der Cloud-basierten Software erhält der Kunde ein einfaches, nicht übertragbares und auf die Vertragslaufzeit beschränktes Nutzungsrecht zum Zugriff auf die Software über die von PrismaNote bereitgestellten Zugänge. Eine lokale Installation auf Kundensystemen erfolgt nur, soweit dies für den Betrieb notwendiger Cloud-basierter Hardwaretreiber erforderlich ist. Der Quellcode verbleibt vollständig im Eigentum von PrismaNote.

(3) Die Nutzung der Software ist ausschließlich über die vereinbarten Benutzerkonten und für die vereinbarte Anzahl von Filialen zulässig. Jede zusätzliche Nutzung erfordert eine entsprechende Erweiterung der Lizenz.

(4) PrismaNote behält das Recht, entwickelte Programmteile, Funktionen oder Konzepte auch in anderen Projekten und für andere Kunden zu verwenden.
(2) Beim Erwerb von Softwareprodukten erhält der Kunde ein einfaches, nicht übertragbares, zeitlich unbefristetes Nutzungsrecht für die einmalige Installation auf einem festgelegten Zielsystem. Der Quellcode verbleibt im Eigentum von Prismanote.
(3) Jede weitere Installation oder Nutzung auf einem anderen Zielsystem erfordert eine separate Lizenz.
(4) Prismanote behält das Recht, entwickelte Programmteile oder Konzepte auch für andere Projekte zu verwenden.

2.2 Prismanote POS, ERP und Shop Cloud

(1) Im Rahmen des Cloud-Computing stellt Prismanote dem Kunden Nutzungsrechte an den Cloud-Softwarelösungen (POS, ERP, Webshop) auf gemeinsam genutzten Servern bereit.
(2) Die Bereitstellung umfasst die Grundkonfiguration sowie den Internetzugang des Servers.
(3) Installations- und Konfigurationsleistungen per Fernwartung oder vor Ort sind nicht Vertragsbestandteil, sofern nicht gesondert vereinbart.


3. Leistungspflichten

(1) Prismanote gewährleistet eine durchschnittliche Verfügbarkeit der Server von 98 % im Jahresmittel, ausgenommen Zeiten höherer Gewalt oder nicht von Prismanote zu vertretende Ausfälle.
(2) Änderungen von IP-Adressen oder Domains sind möglich; der Kunde wird rechtzeitig informiert.
(3) Gerät Prismanote in Leistungsverzug, kann der Kunde nach schriftlicher Nachfristsetzung (mindestens 14 Tage) vom Vertrag zurücktreten, wenn die Leistung nicht erbracht wird.


4. Nutzung durch den Kunden

(1) Der Kunde ist für die Rechtmäßigkeit seiner Inhalte und Handlungen verantwortlich und stellt Prismanote von Ansprüchen Dritter frei.
(2) Zugangsdaten sind geheim zu halten; bei Verlust ist Prismanote unverzüglich zu informieren.
(3) Der Kunde ist für die Sicherheit seiner Endgeräte selbst verantwortlich.
(4) Werden im Rahmen der Nutzung personenbezogene Daten verarbeitet, ist der Kunde für die Einhaltung der DSGVO verantwortlich und verpflichtet, erforderliche Einwilligungen einzuholen.


5. Lizenzvereinbarungen, Urheberrecht

5. Nutzung der Software

5.1 Cloudbasierte Software

  • Die Software wird ausschließlich als Cloud-Lösung bereitgestellt und auf den Servern von PrismaNote betrieben.
  • Der Zugriff erfolgt über eine Internetverbindung mittels eines unterstützten Browsers oder einer kompatiblen App.
  • Eine Installation der Software auf den Systemen des Kunden ist nicht erforderlich.
  • PrismaNote stellt die erforderliche Serverinfrastruktur, Datenspeicherung und Systemaktualisierungen bereit.
  • Der Kunde ist verpflichtet, für eine stabile Internetverbindung und die Einhaltung der technischen Mindestanforderungen zu sorgen.

5.2 Verfügbarkeit und Wartung

  • PrismaNote strebt eine Verfügbarkeit von 98 % im Jahresmittel an, ausgenommen sind angekündigte Wartungsfenster sowie Ausfälle, die außerhalb unseres Einflussbereichs liegen (z. B. Störungen bei Drittanbietern, höhere Gewalt).
  • Wartungsarbeiten werden – soweit möglich – außerhalb der üblichen Geschäftszeiten durchgeführt oder an Montagen und dem Kunden vorab angekündigt.
  • Funktions- und Sicherheitsupdates werden zentral eingespielt; ein separater Installationsaufwand beim Kunden entfällt.


6. Preise, Zahlungsbedingungen, Kündigung

  • Preise ergeben sich aus der jeweils gültigen Preisliste oder individuellen Angeboten. Das Preismodell basiert auf einer monatlichen Miete pro Filiale.
  • Die Testphase ist kostenfrei; die Aktivierung erfolgt nach verbindlicher Buchung und erstem Zahlungseingang.
  • Der monatliche Mietbetrag ist im Voraus zu entrichten – entweder per Banküberweisung oder zum 1. des Monats, vorzugsweise im SEPA-Lastschriftverfahren. Rechnungen sind, sofern nichts anderes vereinbart wurde, innerhalb von 10 Werktagen nach Rechnungsdatum zahlbar.
  • Bei Zahlungsverzug kann der Zugang gesperrt oder nach Fristsetzung gelöscht werden.
  • Der Kunde ist für die Datensicherung selbst verantwortlich, insbesondere für alle steuerlich und buchhalterisch relevanten Daten gemäß den Anforderungen des Finanzamts.
  • Der Vertrag über die Nutzung der Cloud-Software wird auf unbestimmte Zeit geschlossen.
  • Die Kündigungsfrist beträgt sechs (6) Monate zum Ende eines Kalenderjahres.
  • Der Kunde erhält für die Cloud-Software eine Jahresrechnung. Die Zahlung ist entweder in einer Summe fällig oder kann – bei Erteilung eines SEPA-Lastschriftmandats – monatlich in gleichen Raten abgebucht werden.
  • Die Kündigung bedarf der  Schriftform.
  • Das Recht zur Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.


7. Eigentumsvorbehalt

Gelieferte Hardware bleibt bis zur vollständigen Bezahlung Eigentum von Prismanote. Eine Weiterveräußerung oder Verarbeitung erfolgt nur im ordnungsgemäßen Geschäftsgang.


8. Haftung

(1) Prismanote Inh. Theus van Ekeren haftet für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit unbegrenzt.
(2) Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet Prismanote nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten, und zwar auf den vorhersehbaren, typischen Schaden.
(3) Die Haftung für Schäden aus der Verletzung von Leben, Körper und Gesundheit bleibt unberührt.
(4) Die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz bleibt bestehen.
(5) Eine weitergehende Haftung, insbesondere für Datenverluste, ist ausgeschlossen, soweit gesetzlich zulässig.


9. Pflichten des Kunden

Der Kunde ist verpflichtet:

  • richtige und vollständige Kontaktdaten zu hinterlegen und Änderungen unverzüglich mitzuteilen.
  • Passwörter und Zugangsdaten sicher zu verwahren, geheim zu halten und Dritten nicht zugänglich zu machen; bei Verdacht auf Missbrauch ist PrismaNote unverzüglich zu informieren.
  • Produkte vor produktivem Einsatz auf Eignung und Kompatibilität mit den eigenen betrieblichen Anforderungen zu testen.
  • die Software ausschließlich im Rahmen der vertraglich vereinbarten Nutzungsrechte zu verwenden und nicht an Dritte zu vermieten, zu verleasen, weiterzugeben oder anderweitig zugänglich zu machen.
  • für die Bereitstellung und Funktionsfähigkeit der erforderlichen technischen Voraussetzungen (z. B. stabile Internetverbindung, geeignete Hardware, aktuelle Browser-Version) selbst zu sorgen.
  • steuerlich und buchhalterisch relevante Daten eigenverantwortlich und regelmäßig zu sichern, um Datenverlust zu vermeiden.
  • Softwaremängel unverzüglich, schriftlich und nachvollziehbar zu melden und PrismaNote den erforderlichen Zugriff auf die Systeme zu gewähren, damit eine Mängelbeseitigung erfolgen kann.
  • keine Inhalte über die Software zu speichern, zu verbreiten oder zu übertragen, die gegen geltendes Recht verstoßen oder Rechte Dritter verletzen.


10. Instandhaltung & Mängelbeseitigung

Prismanote beseitigt gemeldete Mängel innerhalb angemessener Frist. Mängel sind schriftlich mit Fehlerbeschreibung zu melden.

10.1 Software

  • Der Kunde ist verpflichtet, festgestellte Mängel an der Software schriftlich mitzuteilen.
  • Die Mangelbeschreibung muss konkret und nachvollziehbar sein, insbesondere durch eine Beschreibung der Arbeitsschritte, der erwarteten und tatsächlichen Ergebnisse sowie gegebenenfalls durch Screenshots oder Log-Dateien.
  • Der Kunde muss PrismaNote den erforderlichen Zugriff auf die Software und die betroffenen Systeme gewähren, um die Mangelursache zu ermitteln und die Beseitigung durchführen zu können. Wird dieser Zugriff nicht gewährt, besteht kein Anspruch auf Mängelbeseitigung.
  • Nach Eingang einer vollständigen Mängelbeschreibung und Gewährung des Zugriffs steht uns eine Frist von mindestens acht (8) Wochen zur Verfügung, um den Mangel zu prüfen und zu beseitigen.
  • Die Frist kann sich verlängern, wenn die Mangelbeseitigung aufgrund von Umständen, die nicht in unserem Einflussbereich liegen, verzögert wird (z. B. fehlende Mitwirkung des Kunden, Abhängigkeit von Drittanbietern).


10.2 Hardware

  • Für gelieferte Hardware gilt die gesetzliche Gewährleistungsfrist ab Lieferdatum.
  • Hardwaremängel sind ebenfalls schriftlich und nachvollziehbar anzuzeigen.
  • Im Rahmen der Gewährleistung können wir nach unserer Wahl den Mangel beseitigen oder die mangelhafte Hardware austauschen.
  • Eine Garantie besteht nur, wenn diese ausdrücklich schriftlich zugesagt wurde; ihre Bedingungen ergeben sich aus der jeweiligen Garantiezusage.
  • Von der Gewährleistung/Garantie ausgeschlossen sind Schäden, die auf unsachgemäße Bedienung, äußere Einflüsse, eigenmächtige Veränderungen oder Reparaturen durch Dritte zurückzuführen sind.


11. Datenschutz

(1) Prismanote verarbeitet personenbezogene Daten nach Maßgabe der DSGVO und des BDSG-neu.
(2) Für personenbezogene Daten, die der Kunde in der Cloud verarbeitet, ist der Kunde datenschutzrechtlich verantwortlich.
(3) Sofern erforderlich, wird ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen.
(4) Weitere Informationen enthält die Datenschutzerklärung von Prismanote.


12. Lieferung an gewerbliche Kunden / Ausschluss des Widerrufsrechts

PrismaNote liefert ausschließlich an Unternehmer im Sinne von § 14 BGB, also natürliche oder juristische Personen oder rechtsfähige Personengesellschaften, die bei Vertragsschluss in Ausübung ihrer gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit handeln.

Ein Widerrufsrecht nach §§ 355 ff. BGB besteht nicht, da es sich nicht um Verträge mit Verbrauchern (§ 13 BGB) handelt. Ein vertragliches Rückgaberecht wird nicht eingeräumt.


13. Höhere Gewalt

Im Falle höherer Gewalt sind beide Parteien für die Dauer und im Umfang der Behinderung von der Leistungspflicht befreit. Dauert der Zustand länger als sechs Monate, kann jede Partei den Vertrag in Textform kündigen.


14. Anwendbares Recht, Gerichtsstand

Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.
Für Kaufleute im Sinne des HGB ist ausschließlicher Gerichtsstand der Sitz von Prismanote Deutschland.
Bei Verbrauchern gilt der gesetzliche Gerichtsstand.


15.Vorrang der AGB
Im Falle von Widersprüchen oder Abweichungen zwischen diesen Nutzungsbedingungen und den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) von PrismaNote haben die jeweils aktuellen AGB Vorrang. Die AGB sind unter https://www.prismanote.de/allg-geschaftsbedingungen abrufbar und gelten ergänzend zu diesen Nutzungsbedingungen.


16. Salvatorische Klausel

Sollte eine Bestimmung dieser AGB unwirksam oder undurchführbar sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. An ihre Stelle tritt eine Regelung, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung am nächsten kommt.


                                                                                                            Letzte Aktualisierung 01.01.2025